La sous-série 4 K regroupe les arrêtés du préfet, pris sur les matières les plus diverses. Leur classement dépend de l'organisation des bureaux de la préfecture, dont le nombre et les attributions ont varié plus d'une fois.
En l'an VIII, la préfecture compte quatre bureaux : ceux des contributions, des travaux et secours publics, de la guerre et de la police générale, enfin celui des domaines nationaux. En l'an IX déjà, les deux premiers sont réunis en un seul, qualifié bureau de l'intérieur et des travaux publics.
À son arrivée en juillet 1814, le nouveau préfet, le baron Fremin de Beaumont (1814-1815) crée deux divisions : la première comprend le bureau de l'intérieur, avec une subdivision chargée des domaines nationaux, et le bureau dit particulier du préfet ; la seconde comprend le bureau des contributions et celui de la comptabilité. Chaque division tient cependant une seule série de registres.
L'arrivée, en mars 1833, du préfet Paulze d'Ivoy (1833-1841) entraîne de nouvelles transformations. Dès juin, il ordonne la mise en place d'une troisième division ou bureau des contributions et de la comptabilité ; la seconde division ne conserve ses attributions antérieures qu'en matière d'administration communale et de bienfaisance, tandis que par arrêté du 23 juin est créé le secrétariat général, dont les compétences relevaient auparavant de la 1re division. Dès lors celle-ci devient le bureau de l'administration départementale et des travaux publics. Il faut cependant préciser que le nouveau secrétariat ne tient sa propre série de registres qu'à partir de décembre 1835, date à laquelle il est qualifié de 4e division.
Ainsi telle est, au début de l'année 1836 l'organisation interne de la préfecture :
- 1re division : bureau de l'administration départementale et des travaux publics.
- 2e division : bureau de l'administration communale et des établissements de bienfaisance.
- 3e division : bureau des contributions et de la comptabilité.
- 4e division : secrétariat général.
En 1839, soucieux d'accroître encore l'efficacité des bureaux, Paulze d'Ivoy en remanie l'organisation pour en créer un cinquième et élargir les attributions du secrétariat :
- 1er bureau : secrétariat général.
- 2e bureau : administration départementale et travaux publics.
- 3e bureau : administration communale et des établissements de bienfaisance.
- 4e bureau : contributions et comptabilité.
- 5e bureau : recrutement et police.
Selon l'arrêté du 26 février 1849, ce 5e bureau, de recrutement et de police, est intégré dans le 4e bureau ; néanmoins, on continue jusqu'en 1864 de noter ses arrêtés dans le registre commencé en 1840.
En avril 1852, sous le préfet Boby de La Chapelle, sont ouvertes de nouvelles séries de registres propres au cabinet du préfet, qui s'ajoute alors aux quatre bureaux existants :
En 1866, le préfet de Fonbrune regroupe les bureaux en deux divisions, en plus de son cabinet. Si l'on se réfère à son arrêté du 10 juin, les attributions en sont :
- 1re division : comptabilité communale et hospitalière ; impositions extraordinaires ; secours, acquisitions et échanges des communes ; fabriques ; hospices et bureaux de bienfaisance ; agriculture ; commerce ; industrie ; imprimerie ; instruction publique ; police et gendarmerie ; recrutement militaire...
- 2e division : budget et comptabilité départementale ; ponts et chaussées travaux publics ; contentieux ; contributions ; mines ; voirie ; navigation ; dépôt de mendicité ; aliénés ; prisons...
Il est cependant difficile de savoir si cet arrêté est appliqué, étant donné les lacunes de la sous-série 4 K après 1866. Cependant, en 1875, le Conseil général alloue les fonds nécessaires à la création d'une 3e division dont les attributions portent essentiellement sur la comptabilité et les contributions. Cette répartition des attributions entre un cabinet et trois divisions perdure au long de la période concernée par cette série. L'arrêté préfectoral du 10 octobre 1910 précise les compétences de chaque division et en fait apparaître les subdivisions ; la préfecture s'articule alors comme suit :
. Cabinet du préfet.
. 1re division :
1er bureau : administration générale et communale, agriculture.
2e bureau : assistance publique, hygiène publique.
. 2e division :
1er bureau : travaux publics, chemins de fer, commerce et industrie,
prisons.
2e bureau : bureau militaire.
. 3e division :
1er bureau : comptabilité générale, départementale, communale.
2e bureau : bureau de M. le vétérinaire départemental.
